UBICACIÓN
El lugar donde se archiven estos documentos no debe tener ningún tipo de riesgo de humedad ni algún riesgo de inundación, debe tener una buena ventilación y debe estar lejos industrias que contaminen.
ESTRUCTURA
El piso, los muros, techos y puertas deben ser resistentes ya que deben estar construidas con material de alta calidad.
Almacenamiento de documentos
El área de almacenamiento debe tener seguridad y una manipulación adecuada de los documentos guardados, esto ayudará a que se conserven de mejor forma los documentos.